Kurser i Odense kommune
Kurser i Odense kommune
Tilmelding til Conventuskurser for foreninger i Odense kommune
I Odense Kommune har man et stærkt samarbejde med både Conventus og SJ-Hjælp.
SJ-Hjælp underviser på lokale Conventuskurser i idrætsparken i Bolbro.
Kursusoversigt
Kursusoversigt
Hver fysisk undervisningsgang er bygget op som følger:
- Kl. 18.00-19.00
- Første modul afvikles
- Kl. 19.00-19.30 – der spises sandwich samtidig
- Workshop – første modul
- Kl. 19.30-20.00
- Workshop – andet modul
- kl. 20.00-21.00
- Andet modul afvikles
Workshoppen
I workshopdelen arbejder I 30 minutter med opgaver, som er relevante for det første modul.
De sidste 30 minutter af workshoppen bruges som optakt til andet modul.
Bliv meget klogere på 4 aftener:
- Modul 0 – torsdag 11.04. kl. 19.00-20.00 (online)
- Modul 1 + 2 – mandag 22.04. kl. 18.00-21.00
- Modul 3 + 4 – mandag 29.04. kl. 18.00-21.00
- Modul 5 + 6 – torsdag 16.05. kl. 18.00-21.00
Kursussted for fysiske moduler:
Odense Idrætshals mødelokaler i Bolbro
Vores temakurser bidrager med dybdegående viden om forskellige emner, der er med til at gøre jeres forening og ikke mindst jeres daglige arbejde endnu bedre.
For at få det optimale ud af kurserne er det en forudsætning med forudgående kendskab til systemet.
Temakurserne (modul 7-9) afvikles med en egenbetaling på 625 kr. pr. deltager (prisen er inkl. moms).
Anbefaling – ansøg om kursustilskud:
Odense kommune yder tilskud på 250 kr. pr. deltager.
Det refunderes efterfølgende.
Klik på knappen og tilmeld dig her
Enkelte kursusdatoer
Enkelte kursusdatoer
Klik på knappen og tilmeld dig her
Temakurser
Kursusrække - Modul 0 til og med 6
Modulerne afvikles samme aften fra 18.00-21.00 inkl. workshop
Modulerne afvikles samme aften fra 18.00-21.00 inkl. workshop
Modulerne afvikles samme aften fra 18.00-21.00 inkl. workshop
Praktisk info
Modul 0 afvikles online i tidsrummet 19.00-20.00.
Hver undervisningsgang bygget op som følger:
- Kl. 18.00-19.00
- Første modul afvikles
- Kl. 19.00-19.30 – der spises sandwich samtidig
- Workshop – første modul
- Kl. 19.30-20.00
- Workshop – andet modul
- kl. 20.00-21.00
- Andet modul afvikles
Workshoppen
I workshopdelen arbejder I 30 minutter med opgaver, som er relevante for det første modul.
De sidste 30 minutter af workshoppen bruges som optakt til andet modul.
For at kunne tilbyde kursusopfølgning til alle foreninger, er 25 pladser pr. modul.
SJ-Hjælp anbefaler, at I gennemfører alle moduler og tager imod tilbuddet om kursusopfølgning.
I kan træne i Conventus med fuldt overblik
Forskellen på at have været på kursus i stedet for bare prøve sig frem, er at I kan træne på et oplyst grundlag.
I har indsigt i systemets muligheder og hvordan I kan udnytte Conventus til løse jeres problemer.
Vi kan desværre ikke overdrage al vores erfaring og træning i at bruge systemet til jer.
Derfor har I naturligvis fortsat træningstimerne i systemet tilbage, selvom I har været på kursus.
Vi underviser med udgangspunkt i et koncept, vi kalder “Fremtidssikret drift”.
Med hjælp fra digitalisering har vi fokus på at skabe en administration med så få administrative timer som muligt med opgaverne fordelt på flere skuldre. Det er med til at sikre et stærkt fundament for jeres forening.
Modulernes opbygning
Alle modulerne er bygget op, så der er noget for både nybegynderen og den mere erfarne:
- Gennemgang og demonstration af hvordan funktionerne kan bruges
- Funktionsoverblik
- Hvad skal der klikkes på?
- Den tekniske opsætning
- Dagligdagen
- Hvad er det tilbagevendende daglige arbejde?
For hvert emne laver SJ-Hjælp en opsamling af de vigtigste ting, vi anbefaler, I skal tage stilling til.
I forbindelse med hvert modul vil der være mulighed for at stille korte generelle spørgsmål.
Modul 0-4
Modulerne er bygget op om grundlæggende viden og forståelse for Conventus og systemets funktioner.
I mange foreninger vil det være hensigtsmæssigt at dele medlemsadministration og regnskab på flere skuldre. SJ-Hjælp ser derfor meget gerne flere deltagere fra den enkelte forening – det giver samtidig jer faglighed til videreudvikling af forbedringstiltag.
Mellem modulerne tilbydes I en kursusopfølgning.
Modul 5-6
Anden del af forløbet tager afsæt i de grundlæggende spørgsmål og stillingtagen fra modul 0-4 og generelle temaer fra opfølgningen.
Med dette udgangspunkt gennemgås dagligdagen for medlemsadministration og regnskab.
Gratis kursusopfølgning
SJ-Hjælps erfaring er, at mange søger kurser, for at få konkrete løsningsforslag som rammer netop jeres behov og udfordringer.
For at kunne gøre dette bedst muligt, tilbydes I op til 30 minutters kursusopfølgning pr. forening.
Tilbuddet gælder en opfølgning pr. forening og det udløber 14 dage efter modul 4 er afviklet.
Kursusopfølgning – hvordan foregår det?
Foreningen får et link, der giver mulighed for at booke et kort online møde.
Når I har valgt det tidspunkt som passer jer bedst, sender SJ-Hjælp et link til Zoom.
I mødes online med en af vores rådgivere, og gennemgår jeres spørgsmål / udfordringer.
For at bruge tiden bedst, bliver I bedt om at skrive til os, hvad vi skal snakke om, når I booker opfølgningen.
Vi kommer med et bud på løsning af jeres udfordringer, og et bud på en plan for, hvordan I kommer godt videre.
Vi sender en kort opsummering, som I kan arbejde videre med.
Efter endt kursusforløb
Når I har deltaget i alle modulerne, og lagt en plan for løsninger af jeres ønsker og krav til systemet, er I klar til at gå i gang med at tilpasse Conventus til jeres virkelighed.
I har fået overblik over systemets mange muligheder, og har fået den grundlæggende systemforståelse.
Det eneste, der mangler nu, er de træningstimer, der skal til, så I for alvor bliver dus med systemet
Kursusbeskrivelser
Modul 0 – Hvad kan Conventus?
Hvad gennemgår vi?
Modul 0 – Hvad kan Conventus er en kort helikopterflyvning over de forskellige udfordringer, som Conventus kan være med til at løse.
Kurset tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden”, og hvordan systemets teknik kan bruges.
I får et samlet overblik over Conventus og hvordan det sættes i spil til løsning af forskellige opgaver:
- GDPR sikrede kontaktoplysninger på frivillige og medlemmer
- Hjemmesidens rolle i forhold til Conventus
- Online tilmeldinger med kortbetaling
- Et regnskabsprogram med automatisk bogføring af kontingentindtægter
- Administrationsopgaver – dokumentopbevaring, kalenderstyring mm
- Events, frivillige og vagtplaner
Vi slutter modul 0 med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling til inden I fortsætter med næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Diskutere i ledelsen hvad Conventus tilbyder
- Tage stilling til, hvilke dele af systemet, som er relevante for jer
- Planlægge hvilke dele af systemet, I vil fokusere på kort- og langsigtet
De tekniske dele af Conventus vi introducerer på modulet
- Adressebogen
- Conventus og hjemmesiden
- Finans
- Arkiv
- Filer
- Kalender
- Booking
Modul 1 – Organisering
Hvad gennemgår vi?
Modul 1 – organisering giver et indblik i, hvordan titler, roller, brugere og rettigheder kan sættes op i Conventus, så den enkelte bruger får adgang til netop de funktioner, der passer til brugerens behov.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan få Conventus til at afspejle jeres måde at organisere foreningen på:
- Forslag hvordan en arbejdsdeling kunne se ud
- Funktionspostkasser
- Titler i foreningen
- Fritidsportaler hos kommuner mm
- Rettigheder
- Brugere
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte et brugerhieraki i overensstemmelse med GDPR
- Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til hvor detaljerede rettigheder skal være
- Vidensdele – ved at ”det aktuelle relevante data” er tilgængeligt
- Konfigurere titler, rettigheder og brugere
- Uddelegere ansvaret for vedligeholdelse af medlemslister
- Lave en vedligeholdelsesplan
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Administration
- Organisation
- Adressebog, titler
- Brugere
- Rettigheder
- Profiler
Modul 2 – Tilmeldingsformer
Hvad gennemgår vi?
Modul 2 – Tilmeldingsformer giver et overblik over, hvilke kanaler medlemmerne kan bruge til tilmelding og kontingentbetaling samt deres fordele og ulemper.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler fra den virkelige verden i forhold til at præsentere tilmeldingsformerne, så vi gennemgår eksempler, I kan spejle jer i:
- De 3 forskellige kontingentopkrævninger
- E-mailopkrævning
- Holdtilmelding
- Abonnement
- Aktivitet- eller arrangementstilmelding
- Engangsbetaling med ekstra svarmuligheder – f.eks.
- stævnetilmelding med bestilling af t-shirt
- Billetsalg til arrangementer med og uden pris – f.eks.
- fællesspisning, opvisning, juleafslutning mm.
- Holdtræning med pladsbooking fra gang til gang – f.eks.
- indoor cycling med maks. 16 cykler
- prøvetræninger
- Engangsbetaling med ekstra svarmuligheder – f.eks.
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Tage stilling til, hvilken kontingentopkrævning, der er den rigtige for jer
- Beslutte om, I har andre tilmeldingsformer, I med fordel kan bruge Conventus til
- Uddelegere ansvaret for forskellige tilmeldinger / kontrol af tilmeldinger, når det centraliseres i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
Adressebogen
- Conventus og hjemmesiden
- Finans
- Kontingent / Hold
- abonnement
- Booking
Modul 3 – Økonomi
Hvad gennemgår vi?
Modul 3 – økonomi giver et indblik i, hvordan opsætningen af finansmodulet i Conventus skal være for at dagligdagens regnskab fungerer korrekt.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til styring af økonomien:
- Afdelinger og moms
- Kontoplan
- Regnskaber og regnskabsår
- Bilag
- Kontingentindtægter og automatisk bogføring
- Varekartotek
- Fakturaer og opkrævninger
- Tekster
- Betalingsfrister
Vi slutter modulet med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte om I vil bruge Conventus eller et andet økonomisystem
- Tage stilling til hvilken økonomistyring bestyrelsen ønsker
- Tage stilling til revisorer og bilagskontrollanters rolle
- Uddelegere ansvaret for opfølgning på kontingentbetaling
- Vælge hvordan I vil bruge fakturamodulet i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Organisation
- Generelt
- Finans – Administration
- Kontoplan og faste konti
- Afstemningskonti
- Kontingent, hold og abonnement
- Finans – Handel
- Fakturering
- Varekartotek
- Indstilllinger
Modul 4 – Administration
Hvad gennemgår vi?
Modul 4 – administration giver et indblik i, hvordan Conventus kan anvendes til at lette de administrative opgaver omkring bestyrelse og udvalg.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til dokumentopbevaring, kalenderstyring og kommunikation:
- Filarkiv og mappestruktur
- Online drev – Google, Dropbox, Onedrive ..
- Fordele og ulemper
- Kalender / årshjul
- Møder
- Aktiviteter
- Kommunikation
- Fordele og ulemper ved funktionspostkasser
- Medlemmer
- Frivilliggrupper
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte om I skal bruge Conventus bredere end kun til medlemsadministration og regnskab
- Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til online drevløsninger eller Conventus
- Bruge Conventus til kalenderstyring og mødedokumenter
- Uddelegere ansvaret mødeindkaldelse og vedligeholdelse af dokumentopbevaring
- Vælge hvordan I vil bruge kommunikationsmodulet i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Arkiv
- Filer
- Møder
- Kalender
- Møder
- Aktiviteter
- Kommunikation
Modul 5 – Medlemskartotek
Hvad gennemgår vi?
Modul 5 – medlemskartotek giver et samlet overblik over opbygningen af medlemskartoteket i Conventus, og hvorfor det er rygraden i brugen af systemet.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at præsentere opbygningen og anvendelsen af medlemskartoteket.
Derudover introduceres sammenhængene til systemets medlemsoptælling, indberetning til kommunen samt det centrale foreningsregister (CFR).
Vi gennemgår:
- Afdelinger og grupper i adressebogen
- Kontakttyper og forskellen på typerne
- Online eller manuel kontaktoprettelse
- Grupper og indstillinger for aktive deltagere / udøvere
- Grupper for de frivillige
- Medlemsoptælling i Conventus
- CFR (DGI / DIF)
- Kommunens skabelon
- Egen skabelon
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Tage stilling til, hvilken opbygning, I ønsker for jeres medlemskartotek
- Beslutte hvilke afdelinger og grupper, I skal oprette
- Vælge om kontakter selv skal oprette sig online eller I manuelt vil gøre det for dem
- Bruge Conventus til korrekt medlemsoptælling, indberetning og dokumentation
- Uddelegere ansvaret om oprettelse af grupper og kontrol af deltagere på dem
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Adressebogen
- Afdelinger
- Gruppeoprettelse og indstillinger
- Gruppetype: Hold
- Gruppetype: Udvalg
- Kontakter
- Person
- Medlem
- Virksomhed
- Adressebog – statistik
- CFR
- Conventus kommunes skabelon
- Egen skabelon
Modul 6 – regnskab og dagligdagen
Hvad gennemgår vi?
Modul 6 – økonomi giver et indblik i, hvordan dagligdagen i finansmodulet kan tilrettelægges.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus opkrævning af betalinger, opfølgning på skyldnere samt bogføringen kan tilrettelægges:
- Kontingentbetaling – afhængigt af jeres tidligere beslutninger
- Udenlandske betalingskort
- Fakturering og varekartotek
- Opkrævninger
- Opfølgningslister
- Bogføring
- Årsafslutning
Efter dette kursus kan I
- Bogføre
- Lave bankafstemning
- Fakturere og kreditere
- Følge op på skyldnere og det I skylder væk
- Lave årsregnskab
- Starte et nyt regnskabsår
- Tage stilling hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Finans
- Kassekladder
- Regnskab
- Bogføringsjournal
- Finans – Medlemmer
- Oversigter
- Betalingskort
- Finans – Handel
- Fakturaer
- Kreditnotaer
Modul 7 – Conventus og hjemmesiden
Målgruppe
Kurset henvender sig til jer, som ønsker at få viden om Conventus og samspillet med jeres hjemmeside.
Vi præsenterer, hvordan den maksimale integration mellem Conventus og hjemmesiden kan minimere den løbende vedligeholdelse, lette det administrative arbejde for de ansvarlige frivillige, samt sikre nem og klar kommunikation med omverdenen.
Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at I har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som for eksempel kan være opnået ved deltagelse på Modul 1-6.
Selve kurset
Vi præsenterer konceptet ”Fremtidssikret drift” og hvad det betyder for jer.
Det er det gennemgående afsæt for, hvordan vi præsenterer funktionerne i Conventus og sammenhængen til hjemmesiden.
Vi præsenterer de grundlæggende tekniske oplysninger, som skal trækkes fra Conventus og lægges over i hjemmesideprogrammet for at sikre selve integrationen mellem Conventus og hjemmesiden.
Hovedvægten af kurset er en inspiration til, hvordan maksimal udnyttelse af Conventus, og stærkt samspil med hjemmesiden, kan sikre din forenings bæredygtige drift.
Vi præsenterer elementer såsom:
- Profiloprettelse online
- Online tilmelding
- sæsonhold
- abonnement
- book plads pr. gang
- Online tilmelding for frivillige
- Tilmelding med brug af Ekstra felter
- Visning af træningstider og foreningens øvrige aktiviteter
- Eventtilmelding med billet
- Kontaktoplysninger på frivilliggrupper og udvalg
Vi fortæller eksempler fra andre foreninger, og hvordan de har brugt de forskellige funktioner og hvad det har betydet for deres hverdag og bæredygtige drift.
Til sidst inspireres I til, hvordan I kommer godt i gang med de forskellige funktioner, og hvilke muligheder, der er for hjælp og rådgivning.
Temakurserne (modul 7-9) afvikles med en egenbetaling på 625 kr. pr. deltager (prisen er inkl. moms).
Modul 8 – Frivillighed
Målgruppe
Kurset er for jer, som ønsker at få viden om, hvordan I kan bruge Conventus til rekruttering og registrering af frivillige.
Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at I har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som for eksempel kan være opnået ved deltagelse på Modul 1-6.
Selve kurset
Conventus kan bruges til lette administrationen omkring frivilligheden. Det gør det nemmere at administrere tilmelding til opgaver, indhentning af oplysninger på de frivillige mm.
Vi gennemgår, hvordan I kan:
- Anvende og opbygge strukturen for administratorer
- Minimere opgavebelastningen pr. frivillig
- Lave rettigheder på baggrund af den frivilliges rolle
- Registrering af den frivillige som leder på gruppen
- Registrering af de frivilliges oplysninger
- Indhentning af børneattester
- Størrelse på foreningstøj
- Kontonummer til udbetaling af godtgørelse
- Hjælperoprettelse
- Tilmelding som hjælper – f.eks. jeg kan hjælpe:
- med grill til sommerfesten søndag kl. 17-20
- klargøring af hallen
- madlavning til fællesspisning
- Vagtplaner i Conventus gennem online booking
- Kommunikation med hjælperne
- Holdtilmelding
- Online booking
Undervejs vil vi komme med eksempler og inspiration til, hvordan I kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.
Til sidst vil vi også gennemgå jeres muligheder for hjælp, i form af rådgivning og support.
Modul 9 – Kontingent og abonnement
Målgruppe
Til jer, der er de erfarne Conventus-brugere, som ønsker at automatisere så meget som muligt.
Mange foreninger og facilitetsejere har glæde af, at bruge automatisk opkrævning – hvad enten det er til fitness eller almindelig kontingentbetaling.
Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at du har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som kan være opnået på vores basismoduler.
Selve kurset
Vi gennemgår funktioner, som sikrer den mest optimale drift med fokus på, hvordan driften kan digitaliseres og automatiseres så meget som muligt i forhold til tilmelding med automatisk betaling.
Automatisk betaling hedder abonnement på Conventussprog.
Vi præsenterer, hvordan:
- de grundlæggende elementer omkring automatisk betaling (abonnement) virker
- I tilpasser jeres måde at opkræve på, og hvilke strukturer og beslutninger ledelsen skal tage stilling til
- abonnementerne er bygget op og koblet til Adressebogen, Finans og hjemmesiden
- I vedligeholder abonnementerne, når grundopsætningen er lavet
- I griber udgifter og prisstruktur an
- abonnement kan kobles sammen med et låsesystem
- I kan få hjælp til at komme i gang med automatisk betaling
Undervejs vil vi komme med eksempler og inspiration til, hvordan du kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.
Til sidst vil vi også gennemgå jeres muligheder for hjælp, i form af rådgivning og support.
Kursusbeskrivelser
Modul 0 – Hvad kan Conventus?
Hvad gennemgår vi?
Modul 0 – Hvad kan Conventus er en kort helikopterflyvning over de forskellige udfordringer, som Conventus kan være med til at løse.
Kurset tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden”, og hvordan systemets teknik kan bruges.
I får et samlet overblik over Conventus og hvordan det sættes i spil til løsning af forskellige opgaver:
- GDPR sikrede kontaktoplysninger på frivillige og medlemmer
- Hjemmesidens rolle i forhold til Conventus
- Online tilmeldinger med kortbetaling
- Et regnskabsprogram med automatisk bogføring af kontingentindtægter
- Administrationsopgaver – dokumentopbevaring, kalenderstyring mm
- Events, frivillige og vagtplaner
Vi slutter modul 0 med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling til inden I fortsætter med næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Diskutere i ledelsen hvad Conventus tilbyder
- Tage stilling til, hvilke dele af systemet, som er relevante for jer
- Planlægge hvilke dele af systemet, I vil fokusere på kort- og langsigtet
De tekniske dele af Conventus vi introducerer på modulet
- Adressebogen
- Conventus og hjemmesiden
- Finans
- Arkiv
- Filer
- Kalender
- Booking
Modul 1 – Organisering
Hvad gennemgår vi?
Modul 1 – organisering giver et indblik i, hvordan titler, roller, brugere og rettigheder kan sættes op i Conventus, så den enkelte bruger får adgang til netop de funktioner, der passer til brugerens behov.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan få Conventus til at afspejle jeres måde at organisere foreningen på:
- Forslag hvordan en arbejdsdeling kunne se ud
- Funktionspostkasser
- Titler i foreningen
- Fritidsportaler hos kommuner mm
- Rettigheder
- Brugere
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte et brugerhieraki i overensstemmelse med GDPR
- Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til hvor detaljerede rettigheder skal være
- Vidensdele – ved at ”det aktuelle relevante data” er tilgængeligt
- Konfigurere titler, rettigheder og brugere
- Uddelegere ansvaret for vedligeholdelse af medlemslister
- Lave en vedligeholdelsesplan
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Administration
- Organisation
- Adressebog, titler
- Brugere
- Rettigheder
- Profiler
Modul 2 – Tilmeldningsformer
Hvad gennemgår vi?
Modul 2 – Tilmeldingsformer giver et overblik over, hvilke kanaler medlemmerne kan bruge til tilmelding og kontingentbetaling samt deres fordele og ulemper.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler fra den virkelige verden i forhold til at præsentere tilmeldingsformerne, så vi gennemgår eksempler, I kan spejle jer i:
- De 3 forskellige kontingentopkrævninger
- E-mailopkrævning
- Holdtilmelding
- Abonnement
- Aktivitet- eller arrangementstilmelding
- Engangsbetaling med ekstra svarmuligheder – f.eks.
- stævnetilmelding med bestilling af t-shirt
- Billetsalg til arrangementer med og uden pris – f.eks.
- fællesspisning, opvisning, juleafslutning mm.
- Holdtræning med pladsbooking fra gang til gang – f.eks.
- indoor cycling med maks. 16 cykler
- prøvetræninger
- Engangsbetaling med ekstra svarmuligheder – f.eks.
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Tage stilling til, hvilken kontingentopkrævning, der er den rigtige for jer
- Beslutte om, I har andre tilmeldingsformer, I med fordel kan bruge Conventus til
- Uddelegere ansvaret for forskellige tilmeldinger / kontrol af tilmeldinger, når det centraliseres i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
Adressebogen
- Conventus og hjemmesiden
- Finans
- Kontingent / Hold
- abonnement
- Booking
Modul 3 – økonomi
Hvad gennemgår vi?
Modul 3 – økonomi giver et indblik i, hvordan opsætningen af finansmodulet i Conventus skal være for at dagligdagens regnskab fungerer korrekt.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til styring af økonomien:
- Afdelinger og moms
- Kontoplan
- Regnskaber og regnskabsår
- Bilag
- Kontingentindtægter og automatisk bogføring
- Varekartotek
- Fakturaer og opkrævninger
- Tekster
- Betalingsfrister
Vi slutter modulet med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte om I vil bruge Conventus eller et andet økonomisystem
- Tage stilling til hvilken økonomistyring bestyrelsen ønsker
- Tage stilling til revisorer og bilagskontrollanters rolle
- Uddelegere ansvaret for opfølgning på kontingentbetaling
- Vælge hvordan I vil bruge fakturamodulet i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Organisation
- Generelt
- Finans – Administration
- Kontoplan og faste konti
- Afstemningskonti
- Kontingent, hold og abonnement
- Finans – Handel
- Fakturering
- Varekartotek
- Indstilllinger
Modul 4 – Administration
Hvad gennemgår vi?
Modul 4 – administration giver et indblik i, hvordan Conventus kan anvendes til at lette de administrative opgaver omkring bestyrelse og udvalg.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til dokumentopbevaring, kalenderstyring og kommunikation:
- Filarkiv og mappestruktur
- Online drev – Google, Dropbox, Onedrive ..
- Fordele og ulemper
- Kalender / årshjul
- Møder
- Aktiviteter
- Kommunikation
- Fordele og ulemper ved funktionspostkasser
- Medlemmer
- Frivilliggrupper
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Beslutte om I skal bruge Conventus bredere end kun til medlemsadministration og regnskab
- Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til online drevløsninger eller Conventus
- Bruge Conventus til kalenderstyring og mødedokumenter
- Uddelegere ansvaret mødeindkaldelse og vedligeholdelse af dokumentopbevaring
- Vælge hvordan I vil bruge kommunikationsmodulet i Conventus
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Arkiv
- Filer
- Møder
- Kalender
- Møder
- Aktiviteter
- Kommunikation
Modul 5 – Medlemskartotek
Hvad gennemgår vi?
Modul 5 – medlemskartotek giver et samlet overblik over opbygningen af medlemskartoteket i Conventus, og hvorfor det er rygraden i brugen af systemet.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at præsentere opbygningen og anvendelsen af medlemskartoteket.
Derudover introduceres sammenhængene til systemets medlemsoptælling, indberetning til kommunen samt det centrale foreningsregister (CFR).
Vi gennemgår:
- Afdelinger og grupper i adressebogen
- Kontakttyper og forskellen på typerne
- Online eller manuel kontaktoprettelse
- Grupper og indstillinger for aktive deltagere / udøvere
- Grupper for de frivillige
- Medlemsoptælling i Conventus
- CFR (DGI / DIF)
- Kommunens skabelon
- Egen skabelon
Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.
Efter dette kursus kan I
- Tage stilling til, hvilken opbygning, I ønsker for jeres medlemskartotek
- Beslutte hvilke afdelinger og grupper, I skal oprette
- Vælge om kontakter selv skal oprette sig online eller I manuelt vil gøre det for dem
- Bruge Conventus til korrekt medlemsoptælling, indberetning og dokumentation
- Uddelegere ansvaret om oprettelse af grupper og kontrol af deltagere på dem
- Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Adressebogen
- Afdelinger
- Gruppeoprettelse og indstillinger
- Gruppetype: Hold
- Gruppetype: Udvalg
- Kontakter
- Person
- Medlem
- Virksomhed
- Adressebog – statistik
- CFR
- Conventus kommunes skabelon
- Egen skabelon
Modul 6 – Regnskab & dagligdagen
Hvad gennemgår vi?
Modul 6 – økonomi giver et indblik i, hvordan dagligdagen i finansmodulet kan tilrettelægges.
Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus opkrævning af betalinger, opfølgning på skyldnere samt bogføringen kan tilrettelægges:
- Kontingentbetaling – afhængigt af jeres tidligere beslutninger
- Udenlandske betalingskort
- Fakturering og varekartotek
- Opkrævninger
- Opfølgningslister
- Bogføring
- Årsafslutning
Efter dette kursus kan I
- Bogføre
- Lave bankafstemning
- Fakturere og kreditere
- Følge op på skyldnere og det I skylder væk
- Lave årsregnskab
- Starte et nyt regnskabsår
- Tage stilling hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt
Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
- Finans
- Kassekladder
- Regnskab
- Bogføringsjournal
- Finans – Medlemmer
- Oversigter
- Betalingskort
- Finans – Handel
- Fakturaer
- Kreditnotaer
Modul 7 – Conventus og hjemmesiden
Målgruppe
Kurset henvender sig til jer, som ønsker at få viden om Conventus og samspillet med jeres hjemmeside.
Vi præsenterer, hvordan den maksimale integration mellem Conventus og hjemmesiden kan minimere den løbende vedligeholdelse, lette det administrative arbejde for de ansvarlige frivillige, samt sikre nem og klar kommunikation med omverdenen.
Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at I har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som for eksempel kan være opnået ved deltagelse på Modul 1-6.
Selve kurset
Vi præsenterer konceptet ”Fremtidssikret drift” og hvad det betyder for jer.
Det er det gennemgående afsæt for, hvordan vi præsenterer funktionerne i Conventus og sammenhængen til hjemmesiden.
Vi præsenterer de grundlæggende tekniske oplysninger, som skal trækkes fra Conventus og lægges over i hjemmesideprogrammet for at sikre selve integrationen mellem Conventus og hjemmesiden.
Hovedvægten af kurset er en inspiration til, hvordan maksimal udnyttelse af Conventus, og stærkt samspil med hjemmesiden, kan sikre din forenings bæredygtige drift.
Vi præsenterer elementer såsom:
- Profiloprettelse online
- Online tilmelding
- sæsonhold
- abonnement
- book plads pr. gang
- Online tilmelding for frivillige
- Tilmelding med brug af Ekstra felter
- Visning af træningstider og foreningens øvrige aktiviteter
- Eventtilmelding med billet
- Kontaktoplysninger på frivilliggrupper og udvalg
Vi fortæller eksempler fra andre foreninger, og hvordan de har brugt de forskellige funktioner og hvad det har betydet for deres hverdag og bæredygtige drift.
Til sidst inspireres I til, hvordan I kommer godt i gang med de forskellige funktioner, og hvilke muligheder, der er for hjælp og rådgivning.
Temakurserne (modul 7-9) afvikles med en egenbetaling på 625 kr. pr. deltager (prisen er inkl. moms).
Modul 8 – Frivillighed
Målgruppe
Kurset er for jer, som ønsker at få viden om, hvordan I kan bruge Conventus til rekruttering og registrering af frivillige.
Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at I har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som for eksempel kan være opnået ved deltagelse på Modul 1-6.
Selve kurset
Conventus kan bruges til lette administrationen omkring frivilligheden. Det gør det nemmere at administrere tilmelding til opgaver, indhentning af oplysninger på de frivillige mm.
Vi gennemgår, hvordan I kan:
- Anvende og opbygge strukturen for administratorer
- Minimere opgavebelastningen pr. frivillig
- Lave rettigheder på baggrund af den frivilliges rolle
- Registrering af den frivillige som leder på gruppen
- Registrering af de frivilliges oplysninger
- Indhentning af børneattester
- Størrelse på foreningstøj
- Kontonummer til udbetaling af godtgørelse
- Hjælperoprettelse
- Tilmelding som hjælper – f.eks. jeg kan hjælpe:
- med grill til sommerfesten søndag kl. 17-20
- klargøring af hallen
- madlavning til fællesspisning
- Vagtplaner i Conventus gennem online booking
- Kommunikation med hjælperne
- Holdtilmelding
- Online booking
Undervejs vil vi komme med eksempler og inspiration til, hvordan I kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.
Til sidst vil vi også gennemgå jeres muligheder for hjælp, i form af rådgivning og support.
Modul 9 – Kontingent og abonnement
Målgruppe
Til jer, der er de erfarne Conventus-brugere, som ønsker at automatisere så meget som muligt.
Mange foreninger og facilitetsejere har glæde af, at bruge automatisk opkrævning – hvad enten det er til fitness eller almindelig kontingentbetaling.
Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at du har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som kan være opnået på vores basismoduler.
Selve kurset
Vi gennemgår funktioner, som sikrer den mest optimale drift med fokus på, hvordan driften kan digitaliseres og automatiseres så meget som muligt i forhold til tilmelding med automatisk betaling.
Automatisk betaling hedder abonnement på Conventussprog.
Vi præsenterer, hvordan:
- de grundlæggende elementer omkring automatisk betaling (abonnement) virker
- I tilpasser jeres måde at opkræve på, og hvilke strukturer og beslutninger ledelsen skal tage stilling til
- abonnementerne er bygget op og koblet til Adressebogen, Finans og hjemmesiden
- I vedligeholder abonnementerne, når grundopsætningen er lavet
- I griber udgifter og prisstruktur an
- abonnement kan kobles sammen med et låsesystem
- I kan få hjælp til at komme i gang med automatisk betaling
Undervejs vil vi komme med eksempler og inspiration til, hvordan du kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.
Til sidst vil vi også gennemgå jeres muligheder for hjælp, i form af rådgivning og support.
Tilskud til Conventus-licens
Alle foreninger i Odense Kommune kan få dækket både oprettelsesgebyr og den fulde licensudgift til Conventus det første år.
Ofte stillede spørgsmål
SJ-Hjælp står for Sebastian og Julie – Hjælp.
Vi er en selvstændig konsulentvirksomhed, som, siden 2016, har hjulpet foreninger og haller til en nemmere hverdag med fokus på digitalisering af organisationens administrative arbejde.
Vi har siden 2017 afholdt Conventuskurser kommunalt og nationalt – både fysisk og online.
Conventus og DGI har lavet et samarbejde med os om udvikling og afholdelse af Conventuskurser på landsplan.
Vi samarbejder med kommuner og DGI med en målsætning om, at forbedre foreningslederens arbejdsvilkår og minimere lederens arbejdsbyrde gennem digitalisering og bæredygtig foreningsdrift.
Vi har arbejdet i Conventus som frivillige siden 2013 og professionelt siden 2016 og har siden da rådgivet over 350 foreninger, haller og kommuner i Conventus universet og dets mange muligheder.
Basisforløb
Det er gratis at deltage i basisforløbet (modul 0-6).
Temakurser
Temakurserne (modul 7-9) afvikles med en egenbetaling på 625 kr. pr. deltager (prisen er inkl. moms).
Anbefaling – ansøgning om kursustilskud:
Mange kommuner tilbyder kursustilskud til uddannelse af foreningens frivillige.
Du kan kontakte din kultur- og fritidsforvaltning for at høre mere om mulighederne i din kommune.
Modul 0 afvikles online.
Modul 1-6 afvikles fysisk i kommunens lokaler.
Alle foreninger i kommunen er velkomne.
Vi anbefaler, at I deltager med flere frivillige fra jeres forening, så I kan spare med hinanden efterfølgende, men du kan godt deltage alene.
Ja, det er vigtigt at du tilmelder dig kurserne.
Til de fysiske kurser er deadline kl. 12.00 3 dage før af hensyn til forberedelsen af kurset.
Til onlinekurser er deadline 1 time før kursusstart.
Online modul
Du modtager automatisk et link til kurset efter din tilmelding.
Linket sendes til den e-mail, du angiver ved din tilmelding.
Fysiske moduler
Adressen for kursusstedet fremsendes i tilmeldingsbekræftelsen.
Efter kurset vil du modtage en mail med siderne fra kursets oplæg.