Conventus-kurser

Kurserne er bygget op om frivillige organisationers primære behov

I samarbejde med Conventus og DGI tilbyder vi Danmarks eneste nationale kurser for alle foreninger og organisationer.
Vi tilbyder grundlæggende introduktion og ekspertkurser for de mere erfarne brugere.

Ud fra tilbagemeldinger fra tidligere kursister har vi forsøgt at tilrettelægge et kursusforløb, som sikrer jer overblik og inspiration til at lette jeres administrative opgaver.

Kursusoversigt

Grundforløbet er for dig, der ønsker den basisviden om Conventus.

Gennem de 5 grundforløbsmoduler vil du få grundlæggende viden omkring mulighederne i Conventus.
Vi gennemgår de funktioner, som sikrer, at basisopgaverne kan løses med Conventus.

Overbygningen er til dig, som ønsker at få mere dybdegående viden om forskellige emner inden for Conventus, som er med til at gøre jeres forening og ikke mindst jeres daglige arbejde endnu bedre. 

Vi bygger ovenpå den grundlæggende viden fra grundforløbet.
Vi udfolder mulighederne omkring onlinetilmelding og kortbetaling, kalenderstyring, brugerhiraki mm.

Ekspertmodulerne er for dig, som gerne vil fordybe dig i et bestemt emne.

Til forskel for grundforløbet og overbygningen bliver ekspertmodulerne tilbudt enkeltvis. Du tilmelder dig de moduler, som du ønsker at deltage i.

For at få det optimale ud af kurserne, er det en forudsætning med forudgående kendskab til systemet. Dette kendskab kan du opnå ved deltagelse i grundforløbet og evt. overbygningen.

Grundforløb

Conventus er en schweizerkniv, som tilbyder løsninger på de fleste af jeres opgaver i en frivillig organisation.

Derfor starter kursusrækken med et kig på hvert værktøj, og hvordan disse kan bruges til løse jeres behov og udfordringer.

Modul 0 er en kort helikopterflyvning over de forskellige udfordringer, som Conventus kan være med til at løse.

Kurset tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden”, og hvordan systemets teknik kan bruges.

I får et samlet overblik over Conventus og hvordan det sættes i spil til løsning af forskellige opgaver:

  • GDPR sikrede kontaktoplysninger på frivillige og medlemmer
  • Hjemmesidens rolle i forhold til Conventus
  • Online tilmeldinger med kortbetaling
  • Et regnskabsprogram med automatisk bogføring af kontingentindtægter
  • Administrationsopgaver – dokumentopbevaring, kalenderstyring mm
  • Events, frivillige og vagtplaner

Vi slutter modul 0 med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling til inden I fortsætter med næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Diskutere i ledelsen hvad Conventus tilbyder
  • Tage stilling til, hvilke dele af systemet, som er relevante for jer
  • Planlægge hvilke dele af systemet, I vil fokusere på kort- og langsigtet

De tekniske dele af Conventus vi introducerer på modulet

  • Adressebogen
  • Conventus og hjemmesiden
  • Finans
  • Arkiv
    • Filer
  • Kalender
  • Booking

Modul 1 giver et overblik over, hvilke kanaler medlemmerne kan bruge til tilmelding og kontingentbetaling samt deres fordele og ulemper.

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler fra den virkelige verden i forhold til at præsentere tilmeldingsformerne, så vi gennemgår eksempler, I kan spejle jer i:

  • De 3 forskellige kontingentopkrævninger
    • E-mailopkrævning
    • Holdtilmelding
    • Abonnement
  • Aktivitet- eller arrangementstilmelding
    • Engangsbetaling med ekstra svarmuligheder – f.eks.
      • stævnetilmelding med bestilling af t-shirt
    • Billetsalg til arrangementer med og uden pris – f.eks.
      • fællesspisning, opvisning, juleafslutning mm.
    • Holdtræning med pladsbooking fra gang til gang – f.eks.
      • indoor cycling med maks. 16 cykler
      • prøvetræninger

Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Tage stilling til, hvilken kontingentopkrævning, der er den rigtige for jer
  • Beslutte om, I har andre tilmeldingsformer, I med fordel kan bruge Conventus til
  • Uddelegere ansvaret for forskellige tilmeldinger / kontrol af tilmeldinger, når det centraliseres i Conventus
  • Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet
Adressebogen

  • Conventus og hjemmesiden
  • Finans
    • Kontingent / Hold
    • abonnement
  • Booking

Modul 2 giver et indblik i, hvordan basisopsætningen af finansmodulet i Conventus skal være for at dagligdagens regnskab fungerer korrekt.

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til styring af økonomien:

  • Afdelinger og moms
  • Kontoplan
  • Regnskaber og regnskabsår
  • Bilag

Vi slutter modulet med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Beslutte om I vil bruge Conventus eller et andet økonomisystem
  • Tage stilling til hvilken økonomistyring bestyrelsen ønsker
  • Tage stilling til revisorer og bilagskontrollanters rolle

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet

  • Organisation
    • Generelt
  • Finans – Administration
    • Kontoplan og faste konti
    • Afstemningskonti

Modul 3 giver et grundlæggende overblik over opbygningen af medlemskartoteket i Conventus, og hvorfor det er rygraden i brugen af systemet.

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at præsentere opbygningen og anvendelsen af medlemskartoteket.

Vi gennemgår basis, så I kan lave:

  • Afdelinger og grupper i adressebogen
  • Kontakttyper og forskellen på typerne
  • Online eller manuel kontaktoprettelse

Al onlinetilmelding til hold findes på modul 8

Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Tage stilling til, hvilken opbygning, I ønsker for jeres medlemskartotek
  • Beslutte hvilke afdelinger og grupper, I skal oprette
  • Vælge om kontakter selv skal oprette sig online eller I manuelt vil gøre det for dem
  • Uddelegere ansvaret om oprettelse af grupper og kontrol af deltagere på dem
  • Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet

  • Adressebogen
    • Afdelinger
    • Gruppeoprettelse og indstillinger
      • Gruppetype: Hold
      • Gruppetype: Udvalg
    • Kontakter
      • Person
      • Medlem
      • Virksomhed

Modul 4 giver et indblik i, hvordan dagligdagen i finansmodulet kan tilrettelægges.

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus opkrævning af betalinger, opfølgning på skyldnere samt bogføringen kan tilrettelægges:

  • Opkrævninger
  • Opfølgningslister
  • Bogføring
  • Årsafslutning

Efter dette kursus kan I

  • Bogføre
  • Lave bankafstemning
  • Følge op på skyldnere og det I skylder væk
  • Lave årsregnskab
  • Starte et nyt regnskabsår
  • Tage stilling hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet

  • Finans
    • Kassekladder
    • Regnskab
    • Bogføringsjournal
  • Finans – Medlemmer
    • Oversigter

Overbygning

Modul 5 giver et indblik i, hvordan titler, roller, brugere og rettigheder kan sættes op i Conventus, så den enkelte bruger får adgang til netop de funktioner, der passer til brugerens behov.

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan få Conventus til at afspejle jeres måde at organisere foreningen på:

  • Forslag hvordan en arbejdsdeling kunne se ud
  • Funktionspostkasser
  • Titler i foreningen
    • Fritidsportaler hos kommuner mm
  • Rettigheder
  • Brugere

Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Beslutte et brugerhieraki i overensstemmelse med GDPR
  • Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til hvor detaljerede rettigheder skal være
  • Vidensdele – ved at ”det aktuelle relevante data” er tilgængeligt
  • Konfigurere titler, rettigheder og brugere
  • Uddelegere ansvaret for vedligeholdelse af medlemslister
  • Lave en vedligeholdelsesplan

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet

  • Administration
    • Organisation
    • Adressebog, titler
  • Brugere
    • Rettigheder
    • Profiler

Modul 6 giver et indblik i, hvordan opsætningen af finansmodulet i Conventus skal være for at dagligdagens regnskab omkring fakturering og kortbetalinger fungerer korrekt.

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til styring af økonomien:

  • Kontingentindtægter og automatisk bogføring
  • Udenlandske betalingskort
  • Varekartotek
  • Fakturaer og opkrævninger
    • Tekster
    • Betalingsfrister

Vi slutter modulet med forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Uddelegere ansvaret for opfølgning på kontingentbetaling
  • Vælge hvordan I vil bruge fakturamodulet i Conventus
  • Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sig

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet

  • Organisation
    • Generelt
  • Finans – Administration
    • Kontoplan og faste konti
    • Afstemningskonti
    • Kontingent, hold og abonnement
  • Finans – Handel
    • Fakturering
    • Varekartotek
    • Indstilllinger

Modul 7 giver et indblik i, hvordan Conventus kan anvendes til at lette de administrative opgaver omkring bestyrelse og udvalg.

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at vise jer, hvordan I kan bruge Conventus til dokumentopbevaring, kalenderstyring og kommunikation:

  • Filarkiv og mappestruktur
  • Online drev – Google, Dropbox, OneDrive…
    • Fordele og ulemper
  • Kalender / årshjul
    • Møder
    • Aktiviteter
  • Kommunikation
    • Fordele og ulemper ved funktionspostkasser
    • Medlemmer
    • Frivilliggrupper

Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Beslutte om I skal bruge Conventus bredere end kun til medlemsadministration og regnskab
  • Tage stilling til fordele og ulemper i forhold til online drevløsninger eller Conventus
  • Bruge Conventus til kalenderstyring og mødedokumenter
  • Uddelegere ansvaret mødeindkaldelse og vedligeholdelse af dokumentopbevaring
  • Vælge hvordan I vil bruge kommunikationsmodulet i Conventus
  • Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet

  • Arkiv
    • Filer
    • Møder
  • Kalender
    • Møder
    • Aktiviteter
  • Kommunikation

Modul 8 bygger ovenpå “modul 3 – medlemskartoteket, grundlæggende”.Vi gennemgår alle funktioner omkring online tilmelding og betaling via hjemmesiden ved funktionen “holdtilmelding”.
Denne tilmeldingsform er en engangsbetaling. 

Vi tager udgangspunkt i forskellige eksempler ”fra den virkelige verden” i forhold til at præsentere mulige løsninger.

Derudover introduceres sammenhængene til systemets medlemsoptælling, indberetning til kommunen samt det centrale foreningsregister (CFR).

Vi gennemgår:

  • Grupper af typen Hold og de forskellige indstillinger i forbindelse med online tilmelding og betaling
  • Ekstra felter, som er muligheden for at indhente ekstra oplysninger for deltageren / medlemmet ved tilmelding
  • Medlemsoptælling i Conventus
    • CFR (DGI / DIF)
    • Kommunens skabelon
    • Egen skabelon

Vi slutter modulet forskellige spørgsmål, vi anbefaler, I tager stilling inden næste modul.

Efter dette kursus kan I

  • Tage stilling til, hvilken opbygning, I ønsker for jeres medlemskartotek
  • Beslutte funktioner ved onlinetilmeldingen, I ønsker at gøre brug af
  • Tage stilling til, om I vil indhente ekstra oplysninger i forbindelse med tilmelding
  • Bruge Conventus til korrekt medlemsoptælling, indberetning og dokumentation
  • Uddelegere ansvaret om oprettelse af grupper og kontrol af deltagere på dem
  • Tage stilling til, hvad der er vigtigst at komme i gang med på kort og lang sigt

Hvilke tekniske dele af Conventus vi gennemgår på modulet

  • Adressebogen
    • Afdelinger
    • Gruppeoprettelse og indstillinger
      • Gruppetype: Hold
    • Ekstra Felter
      • Afkrydsning
      • Radioknapper
      • Tekster
    • Adressebog – statistik
      • CFR
      • Conventus kommunes skabelon
      • Egen skabelon

Modul 9 giver et samlet overblik over, hvor I kan automatisere så meget som muligt.

Mange foreninger og facilitetsejere har glæde af, at bruge automatisk opkrævning – hvad enten det er til fitness eller almindelig kontingentbetaling. 

Vi gennemgår funktioner, som sikrer den mest optimale drift med fokus på, hvordan driften kan digitaliseres og automatiseres så meget som muligt i forhold til tilmelding med automatisk betaling. 

Automatisk betaling hedder abonnement på Conventussprog.

Vi præsenterer, hvordan:

  • de grundlæggende elementer omkring automatisk betaling (abonnement) virker
  • I tilpasser jeres måde at opkræve på, og hvilke strukturer og beslutninger ledelsen skal tage stilling til
  • abonnementerne er bygget op og koblet til Adressebogen, Finans og hjemmesiden
  • I griber udgifter og prisstruktur an
  • abonnement kan kobles sammen med et låsesystem
  • I kan få hjælp til at komme i gang med automatisk betaling

Undervejs vil vi komme med eksempler og inspiration til, hvordan du kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.

Modul 10 gennemgår, hvordan I kan bruge Conventus i samspillet med jeres hjemmeside.

Vi præsenterer, hvordan den maksimale integration mellem Conventus og hjemmesiden kan minimere den løbende vedligeholdelse, lette det administrative arbejde for de ansvarlige frivillige, samt sikre nem og klar kommunikation med omverdenen.

Vi præsenterer elementer såsom:

  • Profiloprettelse online
  • Online tilmelding
    • sæsonhold
    • abonnement
    • book plads pr. gang
  • Online tilmelding for frivillige
  • Tilmelding med brug af Ekstra felter
  • Visning af træningstider og foreningens øvrige aktiviteter
  • Eventtilmelding med billet
  • Kontaktoplysninger på frivilliggrupper og udvalg

Vi fortæller eksempler fra andre foreninger, og hvordan de har brugt de forskellige funktioner og hvad det har betydet for deres hverdag og en opdateret og tæt på vedligeholdelsesfri hjemmeside.

Ekspert

Modul 11 er for jer, som ønsker at få viden om, hvordan I kan bruge Conventus til rekruttering og registrering af frivillige.

Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at I har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som for eksempel kan være opnået på grundforløbet og evt. overbygningen.

Selve kurset
Conventus kan bruges til lette administrationen omkring frivilligheden. Det gør det nemmere at administrere tilmelding til opgaver, indhentning af oplysninger på de frivillige mm.

Vi gennemgår, hvordan I kan:

  • Anvende og opbygge strukturen for administratorer
  • Minimere opgavebelastningen pr. frivillig
  • Lave rettigheder på baggrund af den frivilliges rolle
  • Registrering af den frivillige som leder på gruppen
  • Registrering af de frivilliges oplysninger
    • Indhentning af børneattester
    • Størrelse på foreningstøj
    • Kontonummer til udbetaling af godtgørelse
  • Hjælperoprettelse
  • Tilmelding som hjælper – f.eks. jeg kan hjælpe:
    • med grill til sommerfesten søndag kl. 17-20
    • klargøring af hallen
    • madlavning til fællesspisning
  • Vagtplaner i Conventus gennem online booking
  • Kommunikation med hjælperne
    • Holdtilmelding
    • Online booking

Undervejs vil vi komme med eksempler og inspiration til, hvordan I kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.

Modul 12 er for jer, som ønsker at få viden om, hvordan I kan bruge Conventus til booking af faciliteter.

Kurset bygger på forudgående viden, hvor vi forventer, at I har en grundlæggende viden om, hvordan Conventus fungerer – viden, som for eksempel kan være opnået på grundforløbet og evt. overbygningen.

Selve kurset
Conventus kan bruges til lette den løbende booking og koordinering af faciliteter.
Er I facilitetsejer i en Conventus-kommune, skal I med stor sandsynlighed bruge Conventus til booking.

Vi gennemgår, hvordan I kan:

  • Oprette faciliteter med mulighed for at tider kan ansøgepå faciliteten
  • Dele faciliteter med faste brugere, så de selv kan booke direkte indenfor rammer, I bestemmer
  • behandle ansøgninger
  • Lave statistikudtræk af brugte timer i faciliteterne
  • indstille notifikationer til jeres primære ansvarlige, så de f.eks. modtager mails, når der er nye bookinger etc.

Undervejs vil vi komme med eksempler og inspiration til, hvordan I kan bringe de forskellige funktioner i spil i hverdagen.

Modulbeskrivelse kommer snart

Modulbeskrivelse kommer snart

Ofte stillede spørgsmål

SJ-Hjælp står for Sebastian og Julie – Hjælp.

Vi er en selvstændig konsulentvirksomhed, som, siden 2016, har hjulpet foreninger og haller til en nemmere hverdag med fokus på digitalisering af organisationens administrative arbejde.

Vi har siden 2017 afholdt Conventuskurser kommunalt og nationalt – både fysisk og online. 

Conventus og DGI har lavet et samarbejde med os om udvikling og afholdelse af Conventuskurser på landsplan.

Vi samarbejder med kommuner og DGI med en målsætning om, at forbedre foreningslederens arbejdsvilkår og minimere lederens arbejdsbyrde gennem digitalisering og fremtidssikret foreningsdrift.

Vi har arbejdet i Conventus som frivillige siden 2013 og professionelt siden 2016 og har siden da rådgivet over 1000 foreninger, haller og kommuner i Conventus universet og dets mange muligheder.

Det er gratis
Det er gratis at deltage i kurserne, og I kan deltage alle de gange, I har lyst.

Kurserne afvikles online.

Kurset er delt i et oplæg og efterfølgende spørgerunde.

Oplægget vil undervejs have små pauser til korte spørgsmål, for så at slutte af med en længere spørgerunde. Har du ingen spørgsmål, kan du derfor logge af inden spørgerunden til sidst.

Vores kursister spænder bredt og dækker hele viften indenfor frivillige bestyrelser – værende i foreninger, haller, forsamlingshuse, klubhuse, boligforeninger. Derfor vil vi gøre vores bedste for at komme med eksempler, som er relevante for så mange kursister som muligt.

Vi anbefaler, at I deltager med flere frivillige fra jeres organisation, så I kan spare med hinanden efterfølgende, men du kan godt deltage alene.

Du modtager automatisk et link til kurset efter din tilmelding.
Linket sendes til den e-mail, du angiver ved din tilmelding.

For at gøre kurset så nærværende som muligt, afvikles kurset primært som en live demonstration af blanding af eksempler, powerpoint, demo i Conventus samt andre systemer som hjemmeside, Nets’ portal og lignende.

Efter kurset vil du modtage en mail med link til powerpointen fra kurset, som indeholder de vigtigste pointer.

Der findes optagede udgaver af kurserne.

Kurserne optages, når der er nyt indhold, så optagelserne altid indeholder det nyeste kursusmateriale.

Adgang til de optagede kurser kan købes her.

Det siger vores kunder: